Feed on
Posts
Comments

Nu de vakantietijd weer dichtbij komt, is het belangrijk dat we laten weten niet meteen op een bericht te kunnen reageren.

Voor Outlook-gebruikers die in een bedrijfsnetwerk zitten, is daar de Afwezigheidswizard voor.

Helaas ontbreekt die wizard bij iedereen die geen Exchange heeft.

Gelukkig kunnen we deze functie heel goed nabootsen……………..



Wil jij leren hoe je meer klanten vindt?

Schrijf je dan snel in voor:

Power Up 2015!

3-daags event Power Up 2015!

Benodigdheden:

  1. Een berichtsjabloon
  2. Een regel

 

 

Outlook Recept

Recept:

We starten met het maken van een nieuw e-mail bericht.

Laat het vak “Aan” leeg, maar vul wel een onderwerp in (b.v. Niet aanwezig)

Typ de tekst die je wilt meegeven (niet te gedetailleerd als je huis leegstaat :))

Sla daarna het bericht op als Outlook-sjabloon (*.oft) en geef het b.v. de naam ‘vakantie.oft’

Sluit het bericht daarna zonder op te slaan.

Nu moeten we een regel maken die automatisch het sjabloon verstuurt naar iedereen (of alleen geselecteerde afzenders) waarvan je een bericht ontvangt.

  • Klik in het lint Start op Regels en vervolgens op Regels en waarschuwingen beheren.
  • Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel.
  • Klik onder Beginnen met een lege regel op Regel toepassen op berichten controleren die ik ontvang en klik daarna op Volgende.
  • Schakel onder Welke voorwaarde(n) wilt u controleren? het selectievakje alleen aan mij verzonden en de andere gewenste criteria in (b.v. specifieke afzenders) en klik daarna op Volgende.
  • (Wanneer je een dialoogvenster ziet met de melding dat deze regel zal worden toegepast op elk bericht dat je ontvangt, klik dan op Ja).
  • Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon in.
  • In het onderste venster: Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) op een specifieke sjabloon.
  • Klik in het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon in het vak Zoeken in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
  • Selecteer de sjabloon die je in de vorige sectie hebt gemaakt en klik vervolgens op Openen.
  • Klik op Volgende.
  • Schakel eventueel de selectievakjes in om uitzonderingen voor de regel voor automatisch beantwoorden op te geven.
  • Klik op Volgende.
  • Typ onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam voor de regel voor automatisch beantwoorden (b.v. Vakantie) en klik vervolgens op Voltooien.

Nu zal Outlook automatisch het sjabloon versturen naar de opgegeven afzenders.

Let op:

Outlook moet tijdens je afwezigheid wel aanstaan en regelmatig e-mail binnenhalen, anders gebeurt er niets!

 

 


Geniet van je vrijheid!
Leonie Bruning
Business Acceleration Mentor


13 Responses to ““Afwezigheidswizard” voor Outlook (2010)-gebruikers zonder Exchange”

  1. Edwin zegt:

    Goedemorgen,

    Aan de hand van Uw uitleg ben ik eindelijk wijzer geworden over de vraag hoe ik mijn afwezigheid kenbaar kan maken. Vriendelijk dank daarvoor.

    Kunt U mij nog duidelijk maken hoe ik deze wizard weer uit kan zetten?

    M.vr.gr.
    Edwin
    Schreuder Bv.

  2. Hallo Edwin,
    Ben blij dat je iets hebt aan deze tip.
    Om de (simulatie)afwezigheidsassistent uit te zetten hoef je alleen maar de regel te de-activeren.
    Als je het vinkje weghaalt bij de regel wordt hij niet meer uitgevoerd.
    Je kunt hem dan weer inschakelen als je hem wilt gebruiken.

    Groeten,
    Leonie

  3. Anne Vrieze zegt:

    Dag Leonie, goede tip. Alleen zal mijn computer niet tijdens mijn vakantie aan staan. Wel gebruik ik Google Apps voor Business (idem aan gmail). Weet jij hoe ik daarin een afwezigheidsassistent kan aanmaken?

    Bedankt en vriendelijke groet,

    Anne Vrieze

  4. Hallo Anne,
    In Gmail kun je ook een afwezigheidswizard gebruiken.
    Dit doe je als volgt:
    * Open Gmail
    * Rechts bovenaan staat het radertje voor de instellingen.
    * Klik op menukeuze “Instellingen
    * Je komt nu op het eerste tabblad (Algemeen)
    * Helemaal onderaan staat de optie “Automatisch antwoord
    * Selecteer: “Automatisch antwoord is ingeschakeld
    * Bepaal de data waarop dit geldig is en de onderwerpregel en tekst die je wilt versturen.
    Klaar!

    Veel succes,
    Leonie

  5. Rick zegt:

    Goedemorgen,

    Ik heb jou ‘recept’ uitgevoerd ;-)
    Maar het werkt niet bij mij..ik krijg de melding
    “fout in regels, kan bericht niet beantwoorden”

    Heb je enig idee hoe dat kan komen?

    Alvast bedankt.

    Gr. Rick

  6. Hallo Rick,

    Van hieruit is het moeilijk om te bepalen waar het aan ligt.
    Heb je de juiste voorwaarden ingesteld?
    Heb je de goede sjabloon gekozen?
    Ik zou de regel even verwijderen en opnieuw beginnen.
    Soms zie je iets over het hoofd en als je het een tweede keer doet lukt het vaak wel.
    Veel succes!

    Leonie Bruning
    Business Coach 2.0

  7. Wilma zegt:

    Werkt dit ook bij Outlook 2007?

  8. Hallo Wilma,
    Ja, dit werkt ook bij Outlook 2007.
    Alleen zul je het maken van een nieuwe regel op een andere plaats moeten zoeken:
    via menu Extra -> Regels en waarschuwingen.

    Succes ermee.
    Groeten,
    Leonie

  9. Wilma zegt:

    Dank voor je snelle reactie! En is het echt zo dat de computer altijd aan moet staan met Outlook opgestart?

  10. Ja, Outlook moet steeds aan staan (en dus je PC ook :-)
    Dat is het nadeel van een programma dat op je eigen PC draait.
    Met Gmail heb je daar natuurlijk geen last van, omdat het “in de cloud” draait.
    Maar dat heeft dan weer veel minder mogelijkheden dan Outlook, want als je daar goed mee overweg kunt, zie je dat de onderdelen email, agenda, taken en contactpersonen helemaal geïntegreerd zijn.
    Dat scheelt je heel veel werk, want je kunt met 1 handeling b.v. direct een afspraak maken van een e-mail bericht.
    En als je het als een compleet CRM (Customer Relationship Management) programma gaat inrichten merk je pas echt de kracht van Outlook.
    Leonie

  11. Ik vond het zelf erg lastig om een goed werkend en mooi sjabloon te krijgen. Voor de liefhebbers de instructies: http://www.invantive.com/about-invantive/news/entryid/61/voorbeeldsjabloon-voor-zakelijke-e-mail-met-microsoft-outlook

  12. Coralie zegt:

    Hallo Leonie,

    Bedankt voor de uitleg, heel duidelijk. Alleen wil ik een laatste afwezigheidsgroet wijzigen, maar dat lukt niet. Het bericht dat ik typ wordt niet opgeslagen. Ook opnieuw een afwezigheidsbericht maken lukt niet. Hij blijft het oude bericht laten zien. Heb jij tips?
    Groeten, Coralie

  13. Hallo Coralie,

    Zonder verdere gegevens kan ik niet bepalen waar het aan ligt.
    Probeer eens het volgende:
    Zoek even de map op je PC waar het oude bericht staat (het sjabloon) en verwijder dat.
    Verwijder ook de regel die je hebt aangemaakt.
    Start dan helemaal opnieuw met de eerste stap van het recept.

    Veel succes.
    Leonie

Leave a Reply